PLANEACIÓN

Planeación

Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente.

La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.

La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buena planeación.

A.   Elementos Del Concepto de Planeación

·         Objetivo: resultados deseados.

·         Cursos alternos de acción: diversos caminos, formas de acción o estrategias.

·         Elección: determinación, análisis y la selección, la decisión mas adecuada.

·         Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar

actividades futuras.

Podemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de

acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá

de realizarse en un futuro.

B.   Importancia de la Planeación

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen

hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la

empresa.

C.   Principios de la Planeación 

ü  Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas.

ü  Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca

en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y dinero.

ü  Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir.

ü  Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales.

ü  Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

D.   Etapas de la Planeación

Misión o Propósito

Es la declaración duradera de objetivos que distinguen a una organización de otras similares. ¿Cuál es nuestro negocio? Describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofía y la tecnología básica de una empresa.

Definir que es la organización y lo que aspira a ser.

Ser lo suficientemente específica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo.

Distinguir a una organización de todas las demás.

Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.

Ser formulada en términos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.

Objetivos 

Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Características

Deben establecerse a un tiempo específico. Se determinan cuantitativamente.

Estrategias

Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una empresa, que está relacionada con el desarrollo total de la misma.

Lineamientos

Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.

Determinadas con claridad.

No confundir las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción conlos medios para alcanzar el objetivo.

Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir unmayor número de cursos de acción.

Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas

Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación

Características:

Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas

Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseñadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.

Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.

Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica. Es decir, que una estrategia establecida para un área clave, por ejemplo: productividad, no podrá aplicarse para penetración de mercado.

Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.

Políticas

Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan debido a que:

•   Facilitan la delegación de autoridad.
•  Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.
• Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
• Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
•  Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa
• Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones
• Facilitan la inducción del nuevo personal