REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF
DEFINICION
Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza
la estructura orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al
logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la
entidad, y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas,
estableciendo sus relaciones y responsabilidades.
El ROF es un documento que expresa cómo los órganos de gobierno, han
decidido que debe formularse la organización de una entidad. Así al ROF
establecerá:
1. Que es un instrumento
normativo institucional que contiene disposiciones técnico-administrativas que
completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una entidad.
2. En el ROF se precisan la
naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades
Orgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creación y
disposiciones complementarias.
3. Establece la estructura
funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional,
tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificándose la
capacidad de decisión y jerarquía así como el ámbito de supervisión en la
institución.
4. Cuál es el modelo de
gestión. Qué cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.
5. Cuál es la estructura de la
entidad y que unidades orgánicas deben existir para desarrollar el modelo de
gestión.
6. Qué funciones debe
corresponderle a cada unidad orgánica, que favorezcan la flexibilidad y la
continuidad de la organización.
7. Las relaciones jerárquicas,
de coordinación y en general de trabajo que se establecen.
8. Las atribuciones o
facultades específicas de los titulares de las unidades orgánicas.
UTILIDAD DEL ROF
El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión
administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como
un medio para efectuar el proceso de dirección y control. El ROF describe la
estructura hasta el nivel del órgano o unidades orgánicas, en tal sentido
supedita a los Manuales de Organización y funciones (MOF), los cuales llegan
hasta el nivel de cargo.
LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL ROF
La formulación del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:
a. Evitar la duplicidad de
funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgánica.
b. Establecer con claridad los
niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un
instrumento de empoderamiento.
c. Reflejar una estructura
orgánica coherente con los fines y objetivos de la institución y orientada a
reforzar a la presentación de los servicios públicos.
d. Establecer una estructura
sin muchos niveles, flexible, con delegación y buscando generar valor en los
procesos.
e. Permitir flexibilidad para
que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos, económicos y
tecnológicos.
f. Contener información por lo
menos sobre:
- Unidades Orgánicas.
- Cadena de mando.
- Funciones de las unidades orgánicas.
- Relaciones funcionales previstas.
- Atribuciones específicas.
g. La conducción del proceso
de elaboración del Reglamento de Organización y Funciones corresponde a las
Oficinas de Racionalización Institucional o la que haga sus veces.
h. El ROF es aprobado por el
Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalización o la que haga
sus veces.
i. La Oficina de Racionalización es responsable de la actualización del ROF. En
general, procede la modificación del ROF cuando se apruebe o modifique una
disposición que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones,
atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j. Debe considerar una
estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultación o
empoderamiento, con pocos niveles jerárquicos sin exceder del 3° nivel
organizacional.
CONTENIDO DEL ROF
1. ÍNDICE
Es la relación clasificada de Títulos, Capítulos y Anexos que contiene
el ROF.
2. INTRODUCCIÓN
Se precisa la interrelación entre la naturaleza de la Entidad y las
políticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto,
mediano y largo plazo.
Se relacionará la Ley de creación de la entidad, con la necesidad de
operatividad para que esta se cumpla. Así mismo, se describirá las
características del Reglamento de Organización y Funciones, resaltando la
función de los Órganos de Línea en términos de Servicios Públicos.
3. GENERALIDADES
Se consignará el contenido y ámbito de aplicaciones del Reglamento,
domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento.
4. TÍTULO PRIMERO: DE LA
NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES.
Se precisará la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad
y características permanente que ha recibido por mandato constitucional.
La finalidad también llamada misión, es la razón fundamental para la que
ha sido creada la institución y a la que debe orientar su existencia.
Generalmente se define en función de que productos o servicios genera, y a
quienes se dirige. La finalidad o misión también puede desplegarse en objetivos
vinculados al corto y mediano plazo.
Se considera así mismo, las funciones generales, entendiendo como tales
al conjunto de acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar
la Entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos.
5. TÍTULO SEGUNDO: DE LAS
FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.
En esta parte se establecerá la Estructura Orgánica y describirá la
naturaleza y funciones de los órganos de la Entidad. Se podrá agrupar los
órganos afines en capítulos.
Se señalaran las interrelaciones internas y externas que se proveen
llevar a efecto.
Se consignarán las funciones de cada Director o Jefe de Órgano en el
ejercicio del cargo y las facultades y atribuciones de los actos
administrativos de su competencia.
Todos estos aspectos se podrán desarrollar en Capítulos.
Precisiones técnicas:
• Las funciones deben precisar:
a) La atribución, facultad
nivel de intervención (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar).
b) La materia o campo sobre el
cual se ejerce la atribución (Educación de adultos, programas de vacunación,
rol de vacaciones, etc.);
c) El ámbito institucional o
territorial sobre el cual se actúa (Sector, Ministerio, Institución Nacional,
Regional, Local, etc.).
d) La formulación de las
funciones deben delimitar los campos de acción de las diferentes áreas
funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.
e) Dicha descripción debe
orientarse a permitir que los órganos cumplan con los propósitos de
planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control de sus
actividades.
f) Su redacción considera el
verbo en infinitivo.
• Clasificación de las
funciones:
a) Por sistemas: De decisión (Dirección Política y dirección administrativa), De Gestión
(técnico normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos).
b) Por el Proceso
Administrativo: Considera a las funciones
vinculadas a las Fases o etapas en la cual se descompone el Proceso
Administrativo.
c) Por Órganos: (Órganos de línea técnico normativos o de ejecución, control, asesoría y
apoyo).
6. TITULO TERCERO: DE LAS
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.
Se especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones
con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos
sean concurrentes o complementarias a los fines que persigue.
7. TÍTULO CUARTO:
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES
Ø Se consignará con precisión él o los regímenes laborales en los cuales
se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores.
Ø Consignar los recursos con que contará el organismo, con precisión de
sus pautas, así como el origen de su patrimonio.
Ø Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor
aplicación de las normas establecidas en los rubros anteriores.
Ø Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma
temporal para la adecuada implementación de la Entidad.
Ø Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan
en suspenso con las normas previstas.
8. ORGANIGRAMA GENERAL
Contendrá la estructura orgánica total de la Entidad.
9. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Deberá definirse aquellos términos técnicos empleados en el Reglamento,
que requieren aclaración en cuanto a su significado, debiendo ser presentados
en orden alfabético.
CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Ø Debe realizarse un ligero diagnóstico de la realidad en tres planos.
Ø Considerando los planes institucionales, las políticas de gobierno de
sus autoridades y las modalidades de gestión priorizadas.
Ø Teniendo en cuenta las necesidades de la población, los servicios de
mayor demanda y las prioridades que se establezcan para el desarrollo.
Ø Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo
en cuenta la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos
materiales y financieros, la infraestructura existente, etc.
Ø Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones
que la Ley otorga a la Entidad. Se obtendrá un listado de funciones que la Ley
faculta y encarga a la Institución.
Luego procederá a establecer una comparación entre las competencias y
atribuciones que la Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando.
Utilizando el diagnóstico anterior, se debe analizar competencias son posibles
y convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura
organizacional, es necesario que las autoridades definan la política
Institucional en la referente a:
1. Precisión sobre las
competencias esenciales y adjetivas de la entidad.
2. Modalidades de la gestión,
en la prestación de servicios. (por proyecto, por administración directa, por
contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).
3. Amplitud en cuanto a lo
desagregación de unidades organizativas.
4. Niveles jerárquicos y
organizacionales.
5. Tipos de
departamentalización o utilizarse.
6. Niveles y grados de
delegación y empoderamiento.
DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF
Tanto el Reglamento de Organización y Funciones cono el Manual de
Organización y Funciones son documentos técnico normativo sobre la organización
y funciones de la entidad u órgano de que se trate. Sin embargo presenta las
diferencias siguientes:
a) El Reglamento de
Organización y Funciones regula y establece la organización interna de una
entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgánica;
mientras que Funciones está supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de
base legal.
El Reglamento de Organización y Funciones contiene información general;
mientras que los Manuales son más específicos, tienden a aclarar las normas,
enfatizar los procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa.
